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En route vers l'entreprise industrielle agile

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Tom est dans ses pensées : “ça y est, c'est vraiment parti. Ça fait bientôt deux ans que je suis ici et, enfin, voilà l'opportunité à saisir : mettre en place un mode projets qui tourne, qui tourne vraiment. Et en même temps, on part vers l’inconnu. On a une idée de ce que l’on veut obtenir, mais je crois que bon nombre de choses vont être remises en cause par rapport à une gestion de projet classique...”

“Alors, par quel angle attaque-t-on ? demande Clovis.

— Je crois que, tous les trois, nous sommes assez convaincus qu'il existe un certain nombre d'outils qui aident à la résolution des problèmes, répond Erwan. Je vous propose donc que l'on commence par en utiliser un qui est souvent à la base de nos réflexions : le QQOQCCP. Qu'en dites-vous ?

— ça me va totalement ! dit Tom avec entrain. Mais juste avant cela, je pense qu'il faut se poser une question simple qui devrait nous aider à définir ce vers quoi nous voulons tendre : pourquoi ? Pourquoi n'a-t-on pas vu venir cette situation très dangereuse dans laquelle nous nous trouvons aujourd’hui ?

— Nous n'avons pas su écouter le client et notre gamme de produits est restée trop statique par rapport à la concurrence, répond Erwan.

— Oui. Et pourquoi cela ?

— Parce que notre time-to-market est long, parce que nous ne menons que deux à trois projets par an et que, pour chacun d'entre eux, c'est la croix et la bannière pour obtenir des données d'entrée qui tiennent la route, ajoute Clovis.

— Pourquoi est-ce si long de mener à bien un projet, et pourquoi ne pouvons-nous pas en conduire plus simultanément ?

— On prend du retard sur presque chaque tâche de Gantt et, même lorsqu'arrive la date butoir, les membres de l'équipe projet ont toujours quelque chose de prioritaire dans leur activité courante. Parfois, ils ne savent même pas eux-mêmes ce qui leur incombe dans l'intitulé des tâches…

— Hmmm... ça ressemble au syndrome de l’étudiant.

— Nous avons donc des tâches trop grosses et mal définies, dont on ne sait pas le temps qu’elles doivent prendre et qui sont jugées trop chronophages. Faudrait-il les subdiviser en sous-tâches, d'une durée maximale d'une à deux heures, et qui pourraient ainsi se loger au milieu de l'activité courante tout en permettant un suivi concret de leur progression ?

— Si tu veux manger un éléphant... commence Erwan,

— Découpe-le en petits morceaux !” poursuit Clovis.

Pendant que Tom répète inlassablement ses "Pourquoi", il saisit une pile de post-it et monte le réseau de problèmes, tout en tentant de faire figurer des solutions partielles correspondantes.

“Bon, je crois que nous sommes descendus assez profondément pour mettre le doigt sur les lacunes de base. Il s’agit maintenant de synthétiser tout ça pour proposer des actions concrètes à mettre en face.”

Erwan attrape le paper-board et écrit « Comment faire avancer les choses en groupe sur les projets ? », suivi d’un grand « Qui ? ».

Ensemble, le trio se met naturellement d’accord sur les intitulés du QQOQCCP :

— Qui : L’équipe projets

— Quoi : Se mobiliser pour réaliser les projets

— Où : Dans un lieu dédié et lié à aucun service de l’entreprise

— Quand : à chaque fois que le projet le nécessite

— Comment : En découpant finement les tâches et en se donnant des objectifs clairs à court terme

— Combien : Des points d’avancement les plus fréquents possibles

— Pourquoi : Parce qu’avec des tâches trop grosses (type Gantt), nous sommes face au syndrome de l’étudiant.

“Ok, on pourrait essayer, tous les trois, de mettre tout ça en application sur un projet particulier, suggère Erwan. Cela devrait rapidement nous permettre de savoir si on est sur la bonne voie et, si c’est le cas, de servir d’exemple pour amener le reste du groupe à y adhérer.

— Excellente idée ! s’exclame Clovis. Et si ce projet-pilote n’était autre que l’aménagement du lieu dédié, avec ses premiers outils, standards et indicateurs ?

— Je crois bien qu’une salle est restée inoccupée suite au dernier déménagement, si on allait y faire un tour…

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